La dematerializzazione dei processi proposta da Teamax si può migliorare? Oltre a digitalizzare le attività si possono digitalizzare anche i documenti? Sì! Grazie alla partnership di Teamax con Evolve, società che si occupa di “liberare le scrivanie dalla carta e accompagnare le aziende all’utilizzo di documenti nativi digitali”. La Soluzione Teamax 4.0 adotta la gestione documentale innovativa proposta da Evolve, la dematerializzazione dei documenti, e consente così alle imprese clienti di guadagnare in spazio ed efficienza.
Che cos’è la dematerializzazione dei documenti?
Dematerializzare non significa solo scansionare e mettere a disposizione un documento digitalizzato, ma anche favorire l’adozione di documenti nativi digitali.
Perché questo accada è necessario che i documenti digitali siano considerati reali, abbiano cioè valenza giuridica, il che è possibile rispettando i requisiti di conservazione digitale previsti da AgID.
AgID è l’agenzia tecnica della Presidenza del Consiglio dei Ministri che ha, tra gli altri, l’obiettivo di contribuire alla diffusione dell’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Evolve, partner di Teamax, è accreditata AgID a garanzia della correttezza del processo di conservazione digitale dei documenti.
Certezza dei dati grazie alla blockchain
Quando diciamo che i dati digitali possono essere certificati, osserviamo reazioni sospettose. Si tratta però di una possibilità reale, grazie alla blockchain!
La blockchain è una tecnologia che permette di fidarsi di quello che è scritto in un documento senza bisogno di terze parti che lo garantiscano.
Facciamo un passo indietro: che cosa ci garantisce che i soldi che abbiamo in banca siano nostri? E che terzi non possano vantare diritti sugli immobili di cui siamo proprietari? Chi ci garantisce che le registrazioni contabili di un’azienda siano vere? Sono i sistemi di registrazione e di controllo con i quali si gestiscono le transazioni monetarie, le compravendite e la contabilità a garantire l’affidabilità di quelle registrazioni.
La blockchain è nata per realizzare il sistema monetario delle crypto currency, che funziona senza il coinvolgimento degli istituti di credito. Al di là di questa applicazione estrema, però, può essere declinata su scala minore: molte imprese la stanno applicando, rendendo più efficienti i processi interni.
Ecco alcuni esempi: le compagnie aeree la utilizzano per tracciare la catena di fornitura ed evitare l’hackeraggio dei dati GPS; la grande distribuzione americana l’ha introdotta per garantire la tracciabilità dei prodotti alimentari; alcune istituzioni americano usano la blockchain per sostituire i sistemi anagrafici tradizionali e ci sono applicazioni che la utilizzano per tracciare le esperienza educative e lavorative delle persone, sostituendo il curriculum vitae.
La blockchain rende impossibile falsificare le registrazioni: costringe alla trasparenza e all’onestà in quanto non consente aggiustamenti successivi di errori o anomalie. In questo modo è possibile fidarsi, tracciando le informazioni e certificandole a costi più bassi di quelli previsti dai sistemi tradizionali.
Non conosci
la blockchain?
Il risultato è che, utilizzando i prodotti Teamax, puoi sfruttare la dematerializzazione dei documenti gestita da Evolve, e non hai più bisogno di documenti su carta! La digitalizzazione dei documenti diventa un tassello della trasformazione digitale dei processi aziendali.